BPM: Entenda como implementar a metodologia

Todo empreendimento tem um processo definido para a realização e entrega do seu produto ou serviço, o que torna o seu planejamento muito importante para a empresa. Contudo, um processo sem organização ou padronização pode gerar certos resultados insatisfatórios. Entre eles, podem ser classificados aumento de tempo, aumento de custos e sobrecarga de atividades em determinados setores. Tendo em vista essa situação, foram elaboradas várias metodologias para melhor visualização e controle dos processos. Uma delas é o BPM.

BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento dos Processos do Negócio é uma ferramenta que possibilita ter um melhor conhecimento de todos os processos da empresa, bem como suas respectivas tarefas. Por meio dele, é possível identificar possíveis problemas durante as atividades da empresa e estudar práticas de aperfeiçoamento dos processos. Desse modo, é possível padronizá-los, o que pode acarretar na diminuição de desperdícios, mais efetividade nos processos e, assim, atenuar os custos.

Mas para a implantação dessa ferramenta, torna-se imprescindível ter o conhecimento das etapas. São elas: 

  •         Planejamento
  •         Análise
  •         Desenho
  •         Implementação
  •         Monitoramento
  •         Refinamento

Etapas do BPM

1. Planejamento

Nesta fase, são levantadas todas as informações de cada processo da empresa. Ademais, a relação de cada setor e o tempo que é gasto para a realização de cada atividade. Juntamente a isso, é possível avaliar o nível de mapeamento do empreendimento.

2. Análise

Com o planejamento realizado, é necessário analisar os processos de forma mais detalhada. Na análise, é feita a verificação etapa por etapa e sobre como é realizada cada atividade do empreendimento. Assim, possibilita conhecer o modo que uma tarefa influencia outra, possíveis problemas que ocorrem durante o processo, e de que forma afeta todo o andamento da empresa. Além disso, tendo conhecimento dos possíveis gaps do processo, podem-se aplicar estratégias para melhoria das atividades e estipulação de metas.

3. Desenho

A etapa de desenho de processos possibilita uma visão mais sistemática de todos os processos da empresa, oferecendo uma melhor possibilidade de identificação de problemas e estipular maneiras de deixar o procedimento mais eficiente e com menor custo. Na aplicação do BPM, normalmente são utilizados fluxogramas para cada atividade do empreendimento, facilitando sua visualização.

BPM - Desenho de Processos

4. Implantação

Em seguida, é o momento da implantação das estratégias definidas pela equipe. É muito importante que tenha um alinhamento com todos os membros da empresa. Isso porque a implantação ou exclusão de algumas atividades pode afetar alguns setores do empreendimento. Ademais, deve ser explicitado para toda a empresa o motivo das mudanças, como serão feitas, e os benefícios que podem ser adquiridos com as estratégias estipuladas.

5. Monitoramento

Após a implantação, é feita a checagem das mudanças feitas no processo. Nessa fase, a equipe deve focar nos resultados obtidos com a implantação das alterações. Além disso, é de suma importância a utilização de indicadores para o acompanhamento do desempenho de certos quesitos do processo, como custo de atividade e tempo médio de realização.

6. Refinamento

        Esta fase, também conhecida como melhoria contínua, consiste em aperfeiçoar pontos, de modo que as melhorias tenham sido identificadas por meio da etapa anterior. Assim, é realizado o redesenho de todos os processos do empreendimento, facilitando a detecção de problemas futuros nos processos, mas também possibilita que a equipe melhore constantemente os procedimentos da empresa.

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        A metodologia BPM, aplicada ao Mapeamento de Processos, torna-se imprescindível para qualquer empreendimento, visto que diminui os custos operacionais. Isso porque, com o redesenho dos processos da empresa, atividades que eram obsoletas para a empresa podem ser retiradas ou remanejadas e, desse modo, diminui-se o capital investido em determinadas tarefas.

Texto escrito por Igor Almeida, Gerente de Negócios da PUC Consultoria Jr.

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