BPM: Entenda como implementar a metodologia

Todo empreendimento tem um processo definido para a realização e entrega do seu produto ou serviço, o que torna o seu planejamento muito importante para a empresa. Contudo, um processo sem organização ou padronização pode gerar certos resultados insatisfatórios. Entre eles, podem ser classificados aumento de tempo, aumento de custos e sobrecarga de atividades em determinados setores. Tendo em vista essa situação, foram elaboradas várias metodologias para melhor visualização e controle dos processos. Uma delas é o BPM.

BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento dos Processos do Negócio é uma ferramenta que possibilita ter um melhor conhecimento de todos os processos da empresa, bem como suas respectivas tarefas. Por meio dele, é possível identificar possíveis problemas durante as atividades da empresa e estudar práticas de aperfeiçoamento dos processos. Desse modo, é possível padronizá-los, o que pode acarretar na diminuição de desperdícios, mais efetividade nos processos e, assim, atenuar os custos.

Mas para a implantação dessa ferramenta, torna-se imprescindível ter o conhecimento das etapas. São elas: 

  •         Planejamento
  •         Análise
  •         Desenho
  •         Implementação
  •         Monitoramento
  •         Refinamento

Etapas do BPM

1 – Planejamento

Nesta fase, são levantadas todas as informações de cada processo da empresa. Ademais, a relação de cada setor e o tempo que é gasto para a realização de cada atividade. Juntamente a isso, é possível avaliar o nível de mapeamento do empreendimento.

2 – Análise

Com o planejamento realizado, é necessário analisar os processos de forma mais detalhada. Na análise, é feita a verificação etapa por etapa e sobre como é realizada cada atividade do empreendimento. Assim, possibilita conhecer o modo que uma tarefa influencia outra, possíveis problemas que ocorrem durante o processo, e de que forma afeta todo o andamento da empresa. Além disso, tendo conhecimento dos possíveis gaps do processo, podem-se aplicar estratégias para melhoria das atividades e estipulação de metas.

3 – Desenho

A etapa de desenho de processos possibilita uma visão mais sistemática de todos os processos da empresa, oferecendo uma melhor possibilidade de identificação de problemas e estipular maneiras de deixar o procedimento mais eficiente e com menor custo. Na aplicação do BPM, normalmente são utilizados fluxogramas para cada atividade do empreendimento, facilitando sua visualização.

BPM - Desenho de Processos

4 – Implantação

Em seguida, é o momento da implantação das estratégias definidas pela equipe. É muito importante que tenha um alinhamento com todos os membros da empresa. Isso porque a implantação ou exclusão de algumas atividades pode afetar alguns setores do empreendimento. Ademais, deve ser explicitado para toda a empresa o motivo das mudanças, como serão feitas, e os benefícios que podem ser adquiridos com as estratégias estipuladas.

5 – Monitoramento

Após a implantação, é feita a checagem das mudanças feitas no processo. Nessa fase, a equipe deve focar nos resultados obtidos com a implantação das alterações. Além disso, é de suma importância a utilização de indicadores para o acompanhamento do desempenho de certos quesitos do processo, como custo de atividade e tempo médio de realização.

6 – Refinamento

        Esta fase, também conhecida como melhoria contínua, consiste em aperfeiçoar pontos, de modo que as melhorias tenham sido identificadas por meio da etapa anterior. Assim, é realizado o redesenho de todos os processos do empreendimento, facilitando a detecção de problemas futuros nos processos, mas também possibilita que a equipe melhore constantemente os procedimentos da empresa.

        A metodologia BPM, aplicada ao Mapeamento de Processos, torna-se imprescindível para qualquer empreendimento, visto que diminui os custos operacionais. Isso porque, com o redesenho dos processos da empresa, atividades que eram obsoletas para a empresa podem ser retiradas ou remanejadas e, desse modo, diminui-se o capital investido em determinadas tarefas.

Texto escrito por Igor Almeida, Gerente de Negócios da PUC Consultoria Jr.

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